Tuesday, 14/07/2020 - 12:41|
CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ - SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HÀ TĨNH !
A- A A+ | Tăng tương phản Giảm tương phản

Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư bạn cần biết

 

  Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (sau đây viết tắt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) về công tác văn thư. Về cơ bản, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được xây dựng trên cơ sở kế thừa các văn bản qui định công tác văn thư hiện hành như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 (sau đây viết tắt là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP) của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 (sau đây viết tắt là Nghị định số 09/2010/NĐ-CP) của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 01/2019/TT-BNV (sau đây viết tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV) ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Sau đây là một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP so với các văn bản qui định về công tác văn thư nói trên.

1. Hiệu lực thi hành

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực pháp luật.

Như vậy, ngày 05/3/2020, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực pháp lý thì cũng là ngày Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 hết hiệu lực.

2. Nội dung thể thức, kỹ thuật trình bày, soạn thảo và ký ban hành văn bản

Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP xác định rõ “SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH”, theo đó, Nghị định này chỉ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày, soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính; quy định văn bản hành chính có 29 loại, ít hơn so với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP 3 loại[1]; Nghị định này không qui định thể thức cho văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định số 09/2010/NĐ-CP[2].

  1. Thẩm quyền quy định văn bản chuyên ngành

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực qui định; không quy định phải có thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ[3].

  1. Công tác văn thư

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP qui định công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Như vậy, Nghị định số 30/2020 bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Đây là thiết bị chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

  1. Đối tượng áp dụng

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Còn các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp[4]. Như vậy, so với Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, đối tượng áp dụng trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có phạm vi hẹp hơn.

6. Giải thích từ ngữ

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung một số từ ngữ mới như: văn bản; văn bản chuyên ngành; văn bản hành chính; văn bản điện tử; bản gốc văn bản; bản chính văn bản giấy. Điểm nổi bật của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là bổ sung “văn bản điện tử” và khẳng định giá trị pháp lý của “văn bản điện tử”. Theo đó, văn bản điện tử được hiểu “là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo qui định” (điểm 4 Điều 3); “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như văn bản giấy” (điểm 1 Điều 5).

Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua môi trường mạng, cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

7. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Về cơ bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện. Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như Thông tư số 01/2019/TT-BNV. Điểm mới tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được quy định như sau:

“Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen” (điểm b mục 8 phần II của Phụ lục I).

Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành, điểm 6 phần II của Phụ lục I của Nghị định quy định:“được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)”.

Về số trang của văn bản được qui định: “Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất” (điểm 7 phần I của Phụ lục I).

8. Soạn thảo và ký ban hành văn bản

a) Soạn thảo văn bản

Điểm 4 Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”. Như vậy, Nghị định này quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

b) Ký ban hành văn bản

Điểm 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP qui định: đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: “1… Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, trong lúc đó, chức danh này không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến khi ký văn bản ghi Phó …. Phụ trách sẽ dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và văn bản kém hiệu lực.

Trong trường hợp đặc biệt, điểm 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP qui định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”[5].

9. Quản lý văn bản đi

Cấp số văn bản

- Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định;

- Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;

- Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Quy định như trên tạo điều kiện chủ động cho các cơ quan tổ chức tạo lập các hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tế và số lượng văn bản ban hành của từng loại văn bản trong hoạt động của đơn vị, điều này giúp cơ quan tổ chức quản lý văn bản tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị và đảm bảo tính công khai minh bạch trong việc quản lý văn bản nói chung.

10. Lưu văn bản đi điện tử

Điểm a Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Tuy nhiên, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cũng quy định rõ hai trường hợp sau:

“b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy”.

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc”.

11. Quản lý văn bản đến

Trong công tác quản lý văn bản đến, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; ý kiến của lãnh đạo đơn vị và ý kiến đề xuất của người giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu “Đến”.

12. Sao văn bản

Điểm mới trong việc sao văn bản được quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là các hình thức bản sao từ bản giấy sang bản điện tử; từ bản điện tử sang bản giấy.

13. Kinh phí cho công tác văn thư

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Đây là một điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về việc bố trí kinh phí cho công tác văn thư mà các Nghị định về công tác văn thư trước đây chưa quy định rõ.

Kinh phí cho công tác văn thư được Nghị định này quy định sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư. Trong bối cảnh sự phát triển của cuộc cách mạng 4.0 và chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử của Chính phủ, thì việc bố trí kinh phí để hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác văn thư là vô cùng cần thiết và cấp thiết.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã góp phần tạo hành lang pháp lý thực hiện cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế ở nước ta.

Trên đây, là những điểm mới cơ bản trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà cần biết để thực hiện.

 

                                                        Đoàn Minh Điền

                                                                                                Chánh Văn phòng, Sở GDĐT

 

[1]. Chương II Nghị định số 110/2004/NĐ-CP “SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN” xác định văn bản hành chính gồm có 32 loại. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung phiếu báo; không có bản cam kết, giấy đi đường, giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ.

[2]. Điểm 3 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định thể thức cho văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.

[3]. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP qui định các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

[4] . Nghị định số 110/2004/NĐ-CP được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân.

[5] . Mục 6 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký”.

 


Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết